Văn phòng đóng vai trò như bộ mặt đại diện cho giá trị thương hiệu của một doanh nghiệp. Do đó, việc tìm kiếm một không gian làm việc thực sự tương xứng để thuê văn phòng là một quyết định mang tính chiến lược. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn thường mắc phải những sai sót có thể dẫn đến những khoản chi phí phát sinh ngoài dự kiến. Vậy, những sai lầm đó là gì và làm thế nào để tránh chúng? Hãy cùng Leaspec tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây, đồng thời khám phá những giải pháp hữu ích!

Ba Lỗi Thường Gặp Cần Tránh Khi Thuê Không Gian Văn Phòng

Lỗi 1: Bỏ Qua Yếu Tố Vị Trí Địa Lý Của Văn Phòng

Vị trí văn phòng có tác động trực tiếp đến hiệu quả làm việc và hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Việc lựa chọn một địa điểm không phù hợp có thể gây mất thời gian di chuyển cho nhân viên và gây khó khăn cho việc tiếp cận khách hàng. Một số doanh nghiệp, vì muốn tiết kiệm chi phí ban đầu, đã không xem xét kỹ lưỡng yếu tố giao thông và các tiện ích xung quanh. Hậu quả là, chi phí vận hành tăng lên, ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Việc lựa chọn một vị trí thuê văn phòng hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng chi phí đi lại và tạo lợi thế trong việc tuyển dụng nhân tài. Cần đánh giá cẩn thận hệ thống giao thông, ưu tiên các khu vực trung tâm hoặc vùng ven trung tâm có tiềm năng tăng trưởng.

Lỗi 2: Không Tính Đến Các Khoản Chi Phí Phát Sinh Khi Thuê Văn Phòng

Ngoài khoản tiền thuê cố định hàng tháng, doanh nghiệp có thể phải chi trả thêm nhiều khoản phí không lường trước. Các khoản phí phổ biến bao gồm phí quản lý tòa nhà, chi phí điện nước, phí bảo trì định kỳ và dịch vụ vệ sinh... Nếu không được dự trù và tính toán kỹ lưỡng, tổng chi phí thuê thực tế có thể vượt quá ngân sách dự kiến.

Nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm đến mức giá thuê ban đầu mà quên hỏi rõ về các khoản phí đi kèm. Điều này dẫn đến tình trạng vượt quá ngân sách sau khi hợp đồng được ký kết. Do đó, việc yêu cầu một bảng liệt kê chi tiết các khoản chi phí là vô cùng quan trọng trước khi đưa ra quyết định thuê, nhằm tránh những bất ngờ không mong muốn về mặt tài chính.

Lỗi 3: Thiếu Cẩn Trọng Trong Việc Xem Xét Hợp Đồng Thuê

Hợp đồng thuê văn phòng chứa đựng nhiều điều khoản quan trọng, ảnh hưởng đến quyền lợi của doanh nghiệp. Việc bỏ qua hoặc xem nhẹ việc đọc hiểu hợp đồng có thể dẫn đến những rủi ro liên quan đến giá thuê, các khoản phí phát sinh hoặc các điều kiện ràng buộc khi muốn chấm dứt hợp đồng.

Một số chủ tòa nhà có thể đưa ra các điều khoản bất lợi như việc điều chỉnh giá thuê theo chu kỳ ngắn hoặc yêu cầu một khoản tiền đặt cọc lớn. Nếu không tiến hành thương lượng trước, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với áp lực tài chính khi chi phí thuê tăng đột ngột. Vì vậy, việc kiểm tra kỹ lưỡng từng điều khoản trong hợp đồng, đặc biệt là các điều khoản liên quan đến thời hạn thuê, các khoản phạt và chính sách gia hạn, là một bước không thể bỏ qua.

Xem thêm: Danh Sách Các Tòa Nhà Cho Thuê Văn Phòng Đà Nẵng Mới Nhất 2025

Giải Pháp Để Tránh Những Sai Sót Khi Thuê Văn Phòng

Xác Định Rõ Nhu Cầu Sử Dụng Thực Tế Của Doanh Nghiệp

Trước khi bắt đầu tìm kiếm văn phòng, doanh nghiệp cần xác định cụ thể nhu cầu sử dụng không gian. Diện tích cần thiết, số lượng nhân viên và mô hình làm việc sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn không gian phù hợp. Việc thuê một diện tích quá lớn có thể gây lãng phí chi phí duy trì, trong khi một không gian quá nhỏ có thể gây khó khăn cho việc mở rộng trong tương lai.

Việc xác định chính xác nhu cầu không gian sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và tránh lãng phí tài nguyên. Cần xem xét đến kế hoạch phát triển dài hạn của công ty để lựa chọn một diện tích thuê phù hợp với tiềm năng tăng trưởng.

Xem Xét Vị Trí và Các Tiện Ích Lân Cận Một Cách Cẩn Thận

Một văn phòng lý tưởng cần có vị trí giao thông thuận lợi, gần các tuyến đường chính. Hệ thống các tiện ích xung quanh như nhà hàng, ngân hàng, khu vực đỗ xe sẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Trong quá trình khảo sát vị trí, doanh nghiệp cần kiểm tra khả năng tiếp cận các phương tiện giao thông công cộng, khoảng cách đến các đối tác hoặc khách hàng tiềm năng. Những yếu tố này không chỉ nâng cao giá trị thương hiệu mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động kinh doanh.

Xem thêm: 4 Điều Cần Biết Trước Khi Thuê Công Ty Thiết Kế Văn Phòng

Leaspec – Đối tác cho thuê văn phòng hàng đầu

• Địa chỉ: Số 25 đường 34, phường An Khánh, Tp. Thủ Đức, TPHCM

• Hotline: 0916 801 881

• Email: [email protected]

• Website: https://leaspec.com

Fanpage: https://www.facebook.com/leaspecvn/